「これ、本当にやる必要あるの？」
「確認が多すぎる！」
「もっと簡素化できるはずなのに……」

日々の業務でのこんな想い、皆さん心当たりがあることでしょう。
漠然と「面倒だな……」と思いながらも「今までそのやり方でやってきたから」「そう先輩から教わったから」という理由のみで続けているそこのあなた、年度初めに向けて、業務のしくみを改善してみませんか？
今回は、業務改善のキーワード「ECRSの原則」を紹介します。

製造現場出身「ECRSの原則」とは

ECRS（イクルス）の原則とは、業務改善を行う際のフレームワークであり、元々は製造現場における業務改善に用いられてきた原則ですが、オフィスワークでも有用な考え方とされています。
ECRSの原則においては、業務を① Eliminate（排除）② Combine（結合と分離）③ Rearrange（整理）④Simplify（簡素化）の4段階で改善をしていくことになります。
以下ではこの①～④の段階を詳しくみていきましょう。

ECRSの4段階

① Eliminate（排除）

第一に検討されるべきとされるのがEliminateです。
その名のとおり、今まで必須とされていた工程を今一度見直し、必要ないということであればそれ自体を工程から排除する、という作業になります。
例としては、「総務などの間接部門で、直接部門から降りてきたものに対して記録していたものを、社内全体で利用しているか確認したところ、現在は誰も記録を見ることをしておらず、無駄な業務であったことが発覚。その工程を排除した」ということになります。
このEliminateがECRSの4段階のなかではもっとも実行コストと効果の面において効率が良いものとされており、作業者にとっても業務が減るので好まれ、積極的に実行しやすくなっています。

② Combine（結合と分離）

Eliminateで工数の絶対数を減らしたものを、さらに類似の工程について結合、あるいは性質の異なる工程について分離を図るのがこのCombineです。
結合でいえば、A→B→Cという工程のうち、AとBは同じスキルを使用するのでAB→CとすることによってA工程とB工程のつなぎが滑らかになり効率化がされます。
分離でいえば、A→BCという工程で。BとCが明らかに違う性質を持つ作業であるということを踏まえ分離します。
その後、AとBが結合できるることに気づくことで、今度は新たな結合につながります。

③ Rearrange（整理）

3番目に検討するのが工程順序の入れ替えに当たるRearrangeです。
Combineで確定された作業単位について、その順序が最適であるかを再検討します。
成果物までの流れを本来の効率的なあるべき流れに並べ替える段階になります。
これは単に作業の順序というだけでなく、その作業場所・使用する物の置場など、自然な動線を確保するための整頓作業も含みます。

④ Simplify（簡素化）

最後に検討されるのがこのSimplifyであり、Rearrangeで並べ替えられた一連の流れについて、さらに簡素化できるところがないかを探す段階になります。
①Eliminateに近いものがありますが、ここで行われるのは工程自体の削減ではなくその圧縮や簡素化です。
ここで簡素化が行われることにより、工程の属人化が解消され、どんなときでも誰でも対応が可能になることも期待できます。
業務改善に効果的なツールやシステムの導入が検討されるのもこの段階となります。

真っ先にITツールに頼るのはNG！

このように体系立ててみると、今までがんばって取り組んでいた作業について無駄があることがわかると思います。
また、業務改善ツールの導入に関しても、このように最適化したうえで検討をしなくては、せっかく導入に資金的にも時間的にもリソースを割いたにもかかわらず、それが不要な成果物を作るのを簡素化するだけであったりして無駄になることもあります。
会社規模が拡大したにもかかわらず今までのやり方をなんとなく貫き通すことで成果物までの道のりを無駄に迂回していないか、今一度確認されてみてはいかがでしょうか。