労働安全衛生法関連の労働基準監督署などへの届出には色々な種類があります。
例えば、安全管理者・衛生管理者の選任の届出や、健康診断結果の報告書の届出などです。
これらの届出は、所定の様式があるため、労働基準監督署から様式をもらってきて、書類を作成してから提出する必要があります。

様式の入手と届出先

届出を行う企業の担当者は、届出を出すために、所定の様式を入手するために労働基準監督署に最低でも２回は外出する必要があり、業務が忙しい時などでは、届出が後回しになりがちになってしまってはいないでしょうか。

しかし、法令で定められた届出ですから、届出ない訳にはいきません。
もし届出を怠れば、法令違反として処罰の対象にもなりかねません。届出の内容にもよりますが「速やかに届け出ること」などと定められているものについては、外出の手間を惜しんではいられないのです。

では、忙しい中の外出のように、業務の妨げにならないで届出を行うことはできないのでしょうか。
実は、外出しなくても労働基準監督署に届出をすることはできるのです。

電子申請を活用しよう

それが「電子政府の窓口e-Gavイーガブ」です。
このe-Gavでは、なんと4000件を超える申請・届出等をすることができます。

申請・届出については、申請・届出をする側も手間はかかりますが、それは受け手側も同様です。
受け手側では、窓口対応が続くと事務作業の時間は後ろ倒しになり、結局残業が多くなってしまいます。
しかし、電子申請では、受け手側が申請・届出の内容をダイレクトに見ることができますから、作業もスムーズに進みます。
結果として、届出、受領のどちら側も業務時間を短くすることが可能になるのです。

操作性の悪さを克服するのは「外部連携API」

非常に便利な電子申請システムですが、社会保険・労務保険の手続きにおいては、平成27年度の調査でも普及率がたった8.9％と低迷しています。
その原因としては、システムの操作性が煩雑であることや、登録の手続きが複雑なため、慣れるまでに時間を要するといった問題があり、導入に踏み切れないという現状があるようです。

対策として普及し始めているのが、「外部連携API」です。
これは、簡単に言えば、外部のソフトウェアを利用して電子申請窓口を利用するシステムで、従来の電子申請に比べて操作性も簡便化され、操作に伴う時間も大幅に軽減されるということで、注目を浴び始めています。

電子政府の窓口e-Govのサイトの中の「ソフトウェアを利用して電子申請をお使いいただく方へ」の中で、対応しているソフトウェア・サービスも紹介されています。
社労士事務所向けのものだけでなく、企業の労務担当者向けのものもあるようですので、利用を検討されている方はご一読ください。

時間短縮においてはWIW－WIN

電子申請は結果として、届出、受領のどちら側も業務時間を短くすることが可能になるのです。
申請・届出する側も、受ける側も、どちらの業務時間の短縮につながる電子申請。
ぜひ活用してみてください。
きっと、業務効率の向上につながりますよ。